我自己都搞得掂公司秘書！點解我仲要畀錢請公司秘書？
經常聽到香港創業者對啊Ｍ說的，同時也是很多老闆的心裡話！
創業初期，大家都想慳得就慳，阿M都理解，但呢筆開支必不可少，嚴重的話，甚至會拖慢我哋嘅創業進度！
本文以當前創業環境為背景，解答初創老闆擔任秘書可能存在的潛在風險，與選擇專業公司秘書的重要性！
什麼是香港公司秘書？
法律定義
根據條例要求，所有在香港註冊的公司必須任命一個公司秘書
核心職責
法定合規
提交《周年申報表》（NAR1）及更改公司資料（如董事、股東變更）
備存法定紀錄（股東名冊、董事名冊等）
安排股東大會及董事會議，確保程序符合《公司條例》
公司治理
監察公司章程（Articles of Association）執行
提醒董事履行法定責任（如披露利益衝突）
處理股份轉讓及股息分配程序
政府溝通橋樑
資格要求
- 類型 具體要求
- 自然人 為香港常住居民
- 法人機構（秘書公司） 在香港有註冊地址，持有香港信託（TCSP）牌照
為何需要專業秘書公司？
儘管法律允許自然人擔任秘書，但係大部分的香港公司都是選擇專業的秘書公司，主要原因如下：
應對複雜的合規需求
法定文件處理：
按時提交《週年申報表》（NAR1）、董事變更（ND2A）、股東變更（ND4）等，逾期將面臨高額罰款
會議程序管理：
籌備董事會/股東會、記錄會議紀要，確保決議符合《公司條例》要求。
重要登記冊維護：
依法更新及儲存股東名冊、董事名冊等，供政府隨時抽查。
規避法律風險
避免董事責任：
秘書公司及時提示合規節點（如公司年審、公司報稅），防止董事因疏忽被起訴或取消資格。
降低經營異常風險：
專業處理商業登記證續期、稅務局查詢、註冊地址變更等，避免公司被列入「黑名單」（如註冊處除名）。
專業資源與效率
地址服務：
提供香港法定註冊地址及信件處理
稅務協調：
協助出具審計安排、利得稅表填報指導，對接會計師事務所。
銀行開戶支持：
提供KYC文件、公司架構說明書等，提升銀行開戶成功率。
成本優化
比自聘秘書更經濟：一般香港本地專員的月薪較高，而秘書公司的服務年費計算下來更優惠
減少罰款損失：
據統計，較多新公司因為不熟悉規則導致逾期罰款，委託專業機構可避免額外支出。
秘書公司的核心價值總結
- 關鍵需求 秘書公司解決方案
- 法律合規性 確保100%符合《公司條例》，規避刑事責任
- 公司治理標準化 規範會議程序、文件歸檔，提升企業信用
- 營運連續性 避免因秘書離職導致公司管理斷層
- 跨境業務支持 提供中英文文件、對接國際審計/法律資源
- 風險管控 實時監控法規變動，提前規避政策風險
如何選擇可靠的秘書公司？
一般優秀的秘書公司都有以下幾點：
查驗TCSP牌照：
在香港海關官網核實牌照（無牌照屬非法經營）。
服務透明度：
確認費用是否包含政府規費（如2025年商業登記費HKD 2,150）。
應急能力：
查看是否有備用辦公系統、數據災備方案（防止服務中斷）。
附加價值：
可提供SCR（重要控制人登記冊）備存、KYC顧問等增值服務。
結論
香港公司秘書是企業合規生存的「守門人」，專業秘書公司通過集約化服務和TCSP監管保障，為企業提供低成本、高安全性的合規解決方案。尤其在CRS稅務審查、反洗錢監管趨嚴的背景下，選擇持牌秘書公司已成為香港公司穩健營運的必選項。
參考資料：
- 公司註冊處 – 信託及公司服務提供者 Registry for Trust and Company Service Providers
https://www.tcsp.cr.gov.hk/tcspls/search/public-search?k=ALL
